Kĩ Năng Làm Việc Đa Nhiệm: Lợi Ích và Thách Thức trong Công Việc
Khái niệm Multitask – hay “làm việc đa nhiệm”, là hình thức thực hiện nhiều công việc và chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ cùng một lúc với mục đích đẩy nhanh tiến độ và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.
Có 3 loại multitask phổ biến:
- Hình thức đa nhiệm đầu tiên và rõ ràng nhất là việc thực hiện hai tác vụ vật lý cùng một lúc, ví dụ như nói chuyện điện thoại với khách hàng trong khi đang soạn thảo bản kế hoạch, nghe nhạc trong lúc tập thể dục.
- Loại thứ hai liên quan đến việc chỉ thực hiện một nhiệm vụ về thể chất, trong khi não bộ đang tư duy về một vấn đề khác, chẳng hạn như tham gia một cuộc họp nhưng tâm trí đang nghĩ cách giải quyết một công việc khác chưa hoàn thiện.
- Loại multitask thứ ba được gọi là “tận dụng thời gian nhàn rỗi”. Kiểm tra email trong khi báo cáo đang được in hoặc nghe podcast khi đang chờ giám đốc duyệt bản thảo là những biểu hiện của hình thức làm việc đa nhiệm này. Về bản chất, đây là một phương pháp sử dụng hiệu quả khoảng thời gian có thể bị lãng phí. Tuy nhiên trên góc độ tư duy thì đây là một hình thức multitask vì người thực hiện vẫn đang ở trong nhiều luồng công việc cùng một lúc và chưa kết thúc hẳn nhiệm vụ trước đó.
Tính hai mặt của làm việc đa nhiệm
Lợi ích của Multitask đúng cách
- Tiết kiệm thời gian: Multitask là phương thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm tối ưu hóa thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc. Vận hành song song các luồng công việc thay vì thực hiện theo trình tự sẽ giúp tiết kiệm được thời gian với số lượng các nhiệm vụ được hoàn thành nhiều hơn. Ví dụ thay vì ghi nhớ góp ý của trưởng bộ phận rồi chỉnh sửa lại bản thảo sau đó thì nhân viên hoàn toàn có thể sửa trực tiếp bản thảo ngay trong buổi họp để dành thời gian còn lại cho những công việc khác.
- Tiết kiệm chi phí: Hiện nay nhiều công ty ưu tiên những ứng viên có khả năng multitask để đảm nhiệm nhiều vị trí, chức năng khác nhau. Một nhân sự có thể linh hoạt xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê ngoài và tối ưu ngân sách hoạt động.
- Tăng hiệu quả công việc: Multitasking là yếu tố tăng hiệu suất công việc của bạn. Trong một ngày bạn có thể làm nhiều thứ hơn nhiều với khả năng đa nhiệm.
Áp dụng Multitask không đúng cách sẽ dẫn đến phản tác dụng
- Multitask làm gián đoạn luồng công việc: Hầu hết mọi công việc trong tổ chức đều được triển khai theo một quy trình nhất định, tạo thành “dòng chảy” công việc xuyên suốt trong bộ máy vận hành doanh nghiệp. Luồng công việc này cho phép các thành viên tham gia thực hiện công việc một cách liền mạch, khoa học. Khi thực hiện multi-task, luồng công việc sẽ bị gián đoạn và thậm chí có nguy cơ đứt gãy. Kết quả là một loạt các luồng công việc sẽ chồng chéo lên nhau, gây khó khăn và giảm hiệu quả quá trình vận hành.
- Làm giảm hiệu suất lao động: Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng não bộ của con người chỉ có khả năng tập trung xử lý một luồng thông tin nhất định. Khi thực hiện multi-task thì thực chất chỉ là chúng ta đang chuyển đổi sự chú ý. Khi đó não bộ sẽ mất thêm thời gian “khởi động lại” để thích nghi. Việc xử lý quá nhiều thông tin cùng một lúc sẽ gây ra tình trạng rối rắm và nhiễu loạn thông tin, khiến cho người thực hiện dễ mắc sai lầm hơn.
- Sức khỏe nhân lực giảm sút: Việc thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có thể khiến não bộ bị quá tải và dẫn đến căng thẳng thần kinh. Theo McKinsey, 87% nhân viên thường xuyên phải multitask cho biết họ gặp vấn đề về sức khỏe và luôn mệt mỏi.
- Có thể làm mai một kỹ năng: (Việc lạm dụng có thể ảnh hưởng đến khả năng làm việc chuyên sâu).
Các kỹ năng (Multitasking skills) điều phối làm việc đa nhiệm hiệu quả
Làm việc đa nhiệm không thực sự là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất và tối ưu hóa vận hành. Tuy nhiên, nếu biết multitask một cách thông minh thì bạn hoàn toàn vẫn có thể nhân đôi hiệu suất làm việc.
- 1. Tạo danh sách các việc cần làm (To-do list, Checklist):
Khi chuẩn bị thực hiện một loạt công việc cùng lúc, điều bạn cần làm là tạo một to-do list. Một danh sách chi tiết sẽ giúp bạn tránh quên mất những chi tiết nhỏ trong các việc cần làm và sắp xếp công việc hợp lý. - 2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc:
Thay vì để nhân viên “ngụp lặn” trong deadline, hãy sắp xếp thứ tự công việc theo mức độ quan trọng.Ma trận Eisenhower là một công cụ hữu dụng chia các nhiệm vụ thành bốn góc phần tư: quan trọng – khẩn cấp, quan trọng – không khẩn cấp, không quan trọng – khẩn cấp và không quan trọng – không khẩn cấp. Bằng cách phân loại này, nhà quản lý sẽ xác định được đầu việc nào cần tập trung trước và công việc nào có thể phối hợp multitask.
- 3. Nhóm các công việc tương tự lại với nhau:
Nhóm những công việc có tính chất và cách làm giống nhau lại để thực hiện cùng một lúc. Điều này sẽ giúp não bộ quen với cùng một luồng công việc với những thao tác tương tự nhau và vận hành trơn tru hơn. - 4. Làm việc với một nhịp độ phù hợp:
Việc thực hiện nhiều công việc cùng lúc có thể gây ra sự gấp gáp, dẫn đến căng thẳng và sai sót. Hãy giữ nhịp độ ổn định bằng cách tách các nhiệm vụ thành nhiều khoảng thời gian nhỏ.Áp dụng Phương pháp Pomodoro hoặc Phương pháp 52/17 (tập trung làm việc 52 phút và nghỉ 17 phút). Trong mỗi khối thời gian (ví dụ 25 phút), chỉ nên tập trung vào một nhiệm vụ, sau đó nghỉ giải lao ngắn để ổn định não bộ.
- 5. Loại bỏ các tác nhân gây xao lãng:
Tạo không gian làm việc lý tưởng nhất để tập trung toàn thể cho công việc. Một môi trường làm việc hiệu quả hỗ trợ năng suất tối đa cần đáp ứng tiêu chuẩn 5S:- Sàng lọc: Loại bỏ những tác nhân không cần thiết, có khả năng gây xao lãng.
- Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự, có đánh số, ký hiệu rõ ràng.
- Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ.
- Săn sóc: Luôn luôn duy trì thực hiện 3 hoạt động trên.
- Sẵn sàng: Biến những công việc trên thành thói quen.
