Số Tham Chiếu (Supplier Ref) trong hệ thống là một trường thông tin tùy chọn (không bắt buộc) được thiết kế để lưu trữ các mã số đối chiếu từ phía Nhà cung cấp (NCC).
Dưới đây là cách sử dụng chi tiết trong thực tế:
1. Mục đích sử dụng
Khi bạn đặt hàng, phía NCC thường sẽ gửi lại một chứng từ để xác nhận. Trên chứng từ đó sẽ có mã số quản lý riêng của họ. Bạn nhập mã số đó vào trường Số Tham Chiếu để:
- Dễ dàng đối chiếu (Cross-reference): Khi gọi điện hoặc gửi email làm việc với NCC, bạn chỉ cần đọc Số Tham Chiếu này, NCC sẽ tra cứu được ngay trên hệ thống của họ thay vì phải tìm theo mã PO nội bộ của công ty bạn.
- Theo dõi báo giá: Nếu PO này được lập dựa trên một bảng báo giá (Quotation) trước đó, bạn có thể điền mã của bảng báo giá đó vào đây.
2. Các giá trị thường được nhập vào trường này
Như gợi ý (placeholder) hiển thị trên giao diện là "Mã báo giá / PO của NCC", bạn thường sẽ nhập:
- Mã báo giá (Quotation Number): Ví dụ
QT-2023-08-01 - Mã Hợp đồng nguyên tắc (Contract Number): Ví dụ
HDNT-VINHPHAT-001 - Mã Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice - PI): Thường dùng khi nhập khẩu, ví dụ
PI-20230899 - Mã Đơn hàng (Sales Order / PO) của riêng NCC: NCC có thể tự sinh ra một mã xác nhận đơn hàng trên hệ thống của họ, ví dụ
SO-998877
3. Cách hoạt động trong hệ thống
- Vị trí: Nằm trong thẻ "Thông tin chung" (General Info) khi bạn tạo mới hoặc chỉnh sửa Purchase Order (Đơn mua hàng).
- Tính chất: Trường này là một chuỗi văn bản tự do (text) và không bắt buộc (optional). Nếu NCC không cung cấp mã nào, bạn hoàn toàn có thể bỏ trống.
- Lưu trữ: Dữ liệu sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu (cột
supplier_ref) và có thể được dùng để tìm kiếm hoặc hiển thị trên file PDF khi in đơn hàng gửi cho NCC.
Tóm lại, Số Tham Chiếu đóng vai trò như một "chiếc cầu nối" mã số giữa hệ thống quản lý của Vinh Phát và hệ thống quản lý của Nhà cung cấp để hai bên dễ dàng hiểu nhau khi trao đổi công việc!
Tags:
VinhPhatERP